Introductie
Digitale tools zijn vandaag de ruggengraat van elk bedrijf. Bij Chairpoint merkten we de afgelopen jaren dat onze systemen steeds meer naast elkaar werkten in plaats van mét elkaar. Voor de website gebruikten we Wix, voor offertes en facturatie Comanage, en daarnaast nog losse tools om bestellingen en stock bij te houden. Dat werkte, maar het vergde veel tijd, manuele koppelingen en zorgde soms voor dubbele administratie.
Daarom besloten we de stap te zetten naar een volledig geïntegreerd ERP-systeem. Onze keuze viel op Odoo, een Belgische oplossing die website, webshop, offertes, stockbeheer, facturatie en boekhouding in één geheel samenbrengt. Het resultaat? Meer overzicht, meer efficiëntie en een digitale structuur die met ons kan meegroeien.
Waarom veranderen?
De overstap naar Odoo kwam er niet zomaar. Zowel Wix als Comanage hebben ons een tijd goed geholpen, maar op lange termijn botsten we op beperkingen:
• Wix is handig en snel voor een website, maar biedt weinig flexibiliteit om een professionele webshop uit te bouwen die direct gekoppeld is aan stock en facturatie.
• Comanage is bruikbaar voor offertes en facturen, maar blijft een losstaand systeem zonder naadloze integratie met website, webshop of voorraadbeheer.
• Voorraadbeheer, bestellingen en boekhouding liepen via aparte tools of manuele opvolging, waardoor er altijd een risico was op fouten of dubbel werk.
Kortom: de systemen werkten naast elkaar, maar niet samen. Wat we nodig hadden, was één geïntegreerd platform.
Waarom Odoo?
De keuze voor Odoo was voor ons logisch en doordacht:
• Belgische oplossing – Odoo is ontwikkeld in België, wat betekent dat we kunnen rekenen op sterke lokale ondersteuning en een systeem dat aangepast is aan de Europese markt.
• Alles-in-één platform – Website, webshop, CRM, offertes, bestellingen, voorraad, facturatie en boekhouding werken naadloos samen.
• Modulair en schaalbaar – Odoo groeit mee met onze noden. We starten met de belangrijkste modules en kunnen later uitbreiden zonder opnieuw van systeem te moeten veranderen.
• Gebruiksvriendelijk – Het systeem is intuïtief, wat de overstap voor ons team veel eenvoudiger maakte.
Met Odoo bouwen we dus niet enkel aan een nieuwe website of webshop, maar aan een volledige digitale ruggengraat die ons bedrijf ondersteunt.
Het migratieproces
Een overstap van meerdere losse tools naar één geïntegreerd ERP-systeem vraagt voorbereiding. We hebben dit proces stap voor stap aangepakt:
1. Analyse van onze werking – Welke processen wilden we behouden, en waar lagen de knelpunten?
2. Datamigratie – Klanten, offertes, producten en facturen werden zorgvuldig overgezet.
3. Structuur opzetten – Website, webshop en CRM werden geïntegreerd.
4. Testfase – Vooraleer live te gaan, testten we de volledige flow: van een offerte tot factuur, en van een bestelling in de webshop tot levering en boekhouding.
Door dit gestructureerd aan te pakken, konden we vlot overstappen zonder dat onze dagelijkse werking stilviel.
Een geïntegreerd systeem in de praktijk
Webshop en website
Onze nieuwe webshop is volledig verbonden met de backoffice. Wanneer een klant online een bestelling plaatst, wordt die automatisch geregistreerd, stock aangepast en facturatie voorbereid. Geen dubbele ingaves meer.
Offerte- en ordersysteem
Offertes maken we nu rechtstreeks in Odoo. Wordt de offerte goedgekeurd, dan verandert die met één klik in een order. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.
Bestelling en stockbeheer
Elke bestelling, of die nu via de webshop of rechtstreeks binnenkomt, wordt gekoppeld aan het voorraadbeheer. Zo hebben we altijd een actueel overzicht van beschikbare producten.
Facturatie en boekhouding
Facturen worden automatisch opgemaakt en gekoppeld aan de boekhouding. Ook betalingen worden eenvoudig opgevolgd. Hierdoor hebben we op elk moment een duidelijk beeld van onze financiële situatie.
Alles stroomt nu door één systeem, van het eerste klantcontact tot de uiteindelijke factuur.
De voordelen na de overstap
De impact van de overstap naar Odoo voelen we elke dag.
• Efficiëntie – Minder tijd verliezen aan dubbele ingaves of het zoeken naar informatie in verschillende systemen.
• Overzicht – Eén platform waarin alles samenkomt, van offertes tot stockbeheer.
• Betrouwbaarheid – Minder kans op fouten omdat gegevens centraal worden beheerd.
• Tijdsbesparing – Automatiseringen nemen repetitieve taken over.
• Professionele uitstraling – Onze webshop en communicatie zijn consistenter en klantgerichter.
Voor mij betekent dit minder frustratie en meer focus op wat echt telt: klanten inspireren met designmeubilair. Voor de klanten betekent het een vlottere service, snellere opvolging en een betrouwbare shop- en webshop-ervaring.
Onze ervaringen tot nu toe
De overstap vroeg natuurlijk wat gewenning, maar de voordelen waren meteen duidelijk. Ik apprecieert dat processen eenvoudiger en overzichtelijker zijn geworden. Klanten merken dat offertes sneller verwerkt worden en dat bestellingen efficiënter verlopen.
Een mooi voorbeeld: vroeger vergde het veel tijd en manueel werk om een bestelling door te voeren omdat stock en facturatie apart opgevolgd moesten worden. Nu gebeurt dit automatisch, wat de doorlooptijd aanzienlijk verkort.
Afsluiting
De overstap van Wix en Comanage naar Odoo was voor ons een belangrijke stap richting een efficiëntere en toekomstgerichte werking. Met dit geïntegreerde ERP-systeem hebben we niet alleen onze processen gestroomlijnd, maar ook de basis gelegd voor verdere groei.
Odoo heeft ons geholpen om de digitale versnippering achter ons te laten en een platform te creëren dat echt met ons meegroeit. Voor Chairpoint betekent dit meer rust en overzicht, voor onze klanten een nog betere service.